Kişisel verilerin işlenmesi, yalnızca teknolojinin gelişimiyle değil, aynı zamanda bu alanda artan yasal düzenlemelerle de büyük bir hassasiyetle ele alınması gereken bir konudur. Türkiye’de kişisel verilerin korunması ve bu alanda uyulması gereken esaslar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile düzenlenmiştir. KVKK, şirketlerin kişisel veri işleme süreçlerindeki sorumluluklarını açık bir şekilde belirleyerek, veri güvenliği, şeffaflık ve veri minimizasyonu gibi temel ilkeleri ön plana çıkarmaktadır.
KVKK çerçevesinde şirketlerin sorumlulukları, yalnızca kanuni bir zorunluluk değil, aynı zamanda itibar yönetimi, müşteri güveni ve sürdürülebilir iş modelleri açısından da kritik bir öneme sahiptir. Bu bağlamda, KVKK danışmanlık firması olarak müşterilerimize rehberlik ederken vurguladığımız başlıca sorumlulukları detaylandırarak şirketlerin KVKK’ya uyum süreçlerinde dikkat etmeleri gereken temel konuları ele almak istiyoruz.
1. Aydınlatma Yükümlülüğü
KVKK kapsamında şirketlerin birincil sorumluluklarından biri, veri sahibine yani ilgili kişiye, kişisel verilerin işlenmesine yönelik gerekli bilgilendirmeyi yapmaktır. Aydınlatma yükümlülüğü, verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen verilerin niteliği, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği gibi konuları kapsamaktadır. Bu bilgilendirmenin yapılmaması, şirketler açısından yasal sorumluluğun doğmasına sebep olabilir. Ayrıca, KVKK’ya uyum sağlamak için bilgilendirme metinlerinin, gizlilik politikalarının ve aydınlatma beyanlarının şeffaf ve anlaşılır bir dille hazırlanması büyük önem taşır.
2. Açık Rıza Alma Zorunluluğu
Kişisel verilerin işlenmesi için veri sahibinin açık rızasının alınması gerekmektedir. Açık rıza, verilerin işlenmesi ve paylaşılması konusunda veri sahibinin bilgilendirilmesi sonrasında alınır. Bu süreçte şirketlerin açık rıza beyanlarını, yasal yükümlülüklere uygun ve şeffaf bir biçimde düzenlemesi gerekir. Örneğin, hangi tür verilerin işleneceği, verilerin hangi amaçla kullanılacağı ve kimlerle paylaşılabileceği gibi konular açık rıza metinlerinde belirtilmelidir. KVKK danışmanlık hizmetlerimizde açık rıza süreçlerinin yasal gerekliliklere uygun hale getirilmesi konusunda müşterilerimize özel çözümler sunmaktayız.
3. Veri Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü
Veri güvenliği, kişisel verilerin korunması sürecinin temel taşlarından biridir. Şirketler, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına teknik ve idari önlemleri eksiksiz olarak uygulamalıdır. KVKK, veri güvenliğinin sağlanmasına yönelik sorumlulukları açıkça belirtmiştir; bu doğrultuda şirketler, siber güvenlik önlemleri, erişim kontrolleri, veri şifreleme ve güvenli depolama yöntemleri gibi birçok alanda kapsamlı bir güvenlik altyapısı oluşturmakla yükümlüdür. Ayrıca, çalışanların veri güvenliği konusunda düzenli olarak bilgilendirilmesi ve eğitilmesi gerekmektedir. KVKK danışmanlık hizmetlerimizde, veri güvenliği risk analizlerinin yapılması ve güvenlik politikalarının geliştirilmesi konularında destek sağlamaktayız.
4. Veri Minimizasyonu ve Amaca Uygunluk İlkesi
Kişisel verilerin yalnızca iş süreçlerinde gerekli olduğu ölçüde toplanması ve işlenmesi, veri minimizasyonu ilkesinin bir gereğidir. Şirketlerin, amaçlarına uygun olmayan ya da gereksiz verileri toplaması ve işlemesi, yasal açıdan risk oluşturmaktadır. KVKK danışmanlık hizmetlerimiz kapsamında veri minimizasyonu politikalarının geliştirilmesi, gereksiz verilerin işlenmesinin önlenmesi ve veri yaşam döngüsünün optimize edilmesi konularında rehberlik sağlıyoruz.
5. Veri Güncelliği ve Doğruluğunu Sağlama
İşlenen kişisel verilerin doğru ve güncel tutulması, veri sahiplerinin haklarının korunması ve veri işlemenin amaca uygun şekilde yürütülmesi açısından gereklidir. Veri sahiplerinin haklarını korumak amacıyla şirketlerin periyodik olarak verilerini güncellemesi ve hatalı verileri düzeltmesi zorunludur. KVKK çerçevesinde, şirketler veri güncelliği süreçlerini düzenlemek ve bu konuda bir işleyiş modeli geliştirmek durumundadır.
6. Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin işlenme amacının sona ermesi veya yasal saklama süresinin dolması durumunda, bu verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir. Veri güvenliği açısından bu süreçlerin titizlikle yürütülmesi önemlidir. Şirketlerin, KVKK çerçevesinde, bu işlemleri düzenli aralıklarla gözden geçirmesi, veri silme, yok etme ve anonim hale getirme politikalarını geliştirmesi gerekmektedir. Danışmanlık hizmetlerimizde bu süreçlerin düzenlenmesi ve denetimlerin yapılması konularında şirketlere destek sunuyoruz.
7. Kişisel Verilere Erişim Taleplerini Karşılama
KVKK kapsamında veri sahipleri, işlenen kişisel verileri hakkında bilgi talep etme, verilerinin düzeltilmesini ya da silinmesini isteme haklarına sahiptir. Şirketler, veri sahiplerinin bu taleplerine belirlenen yasal süre içinde yanıt vermekle yükümlüdür. Şirketlerin bu talepleri etkin ve hızlı bir şekilde karşılayabilmesi için veri erişim süreçlerini ve kayıt sistemlerini iyi organize etmesi gerekir. Bu noktada, danışmanlık hizmetlerimiz kapsamında veri sahiplerinden gelen taleplerin yönetimi konusunda stratejik destek sağlamaktayız.
8. VERBIS’e Kayıt Yükümlülüğü
Türkiye’de belirli ölçekte veri işleyen şirketlerin, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBIS)’e kayıt olması yasal bir zorunluluktur. VERBIS kaydı, şirketlerin veri işleme süreçlerinde şeffaflığı artırmakta ve denetimlerin etkin bir şekilde yürütülmesine olanak sağlamaktadır. Şirketlerin VERBIS’e kayıt olurken, işledikleri verilerin kategorilerini, veri işleme amaçlarını ve saklama sürelerini doğru ve eksiksiz bir şekilde bildirmesi gerekmektedir. VERBIS kayıt işlemleri, danışmanlık hizmetlerimizin önemli bir parçasını oluşturmakta olup, müşterilerimizin bu süreçleri en verimli şekilde tamamlamalarına yardımcı olmaktayız.
9. Yasal Uyumluluk ve İç Denetim Süreçlerinin Yürütülmesi
KVKK kapsamında şirketlerin yasal uyumluluk süreçlerini sürdürülebilir kılması ve iç denetim mekanizmalarını geliştirmesi büyük bir önem taşımaktadır. Şirketlerin, KVKK’ya uyum sağlamak amacıyla bir uyum programı oluşturması, bu programı düzenli olarak güncellemesi ve iç denetimler aracılığıyla risk değerlendirmelerini yapması gerekmektedir. Bu süreçlerin titizlikle yürütülmesi, şirketlerin yalnızca yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlamakla kalmayıp, itibarlarını koruma açısından da önemli bir avantaj sağlamaktadır.
Kişisel verilerin korunması ve bu verilerin işlenmesi süreçlerinde KVKK’ya uyum, günümüzün iş dünyasında kritik bir rol oynamaktadır. Şirketlerin KVKK’ya uyumlu hale gelmesi, yasal zorunlulukların ötesinde, müşteri güveninin ve marka itibarının korunması açısından da hayati bir öneme sahiptir. Garanti KVK danışmanlık firması olarak, müşterilerimizin bu süreçlerde karşılaşabileceği her türlü zorluğu aşmalarına ve yasal uyumluluk süreçlerini etkin bir şekilde yönetmelerine katkı sağlamaktayız.