VERBİS Kayıt İçin Ek Süre Verildi

Verbis Kayıt Sorgulama, Kayıt Süresi, Cezaları ve Mevzuat konularıyla ilgili merak ettiklerinizi Garanti KVK olarak bu yazımızda sizler için derlemek istedik. KVKK resmi internet adresindeki son kamuoyu duyurusuna göre, 30.09.2020 tarihinde sona ermesi beklenen süre için “2019 yılı verilerine göre yıllık çalışan sayısı 50’den fazla veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan ve 01.10.2020 tarihi itibariyle henüz VERBİS kayıt başvrusunda bulunmayan veya bulunduğu halde bildirimini tamamlamayan veri sorumluları için, Covid-19 mücadele kapsamında, fiili, teknik ya da hukuki imkansızlık nedeniyle sicile kayıt edilememe durumunun bir yazı ile bildirilmesi uygun bulunmuştur. Bu yazı ile kurul tarafından kendilerine bildirilen süre içerisinde veri sorumlularının sicil kaydını gerçekleştirmeleri gerekmektedir.”’ açıklaması yapılmıştır. 

Yukarıdaki açıklamalar ışığında verilen süre içinde VERBİS sistemine kaydınızı yaptırmalısınız. Bu süreçle ilgili daha fazla bilgi almak için sizin için hazırladığınız VERBİS kayıt süreci yazımızı inceleyebilir ya da bu konu hakkında gerekli desteği almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz. 

Verbis Kayıt Danışmanlığı

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi nedir?

VERBİS olarak da bilinen Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi, gerçek ve tüzel kişilerin kişisel veri işlemeye başlamadan önce kayıt olması gereken sistemdir. Kişisel verileri işleyecek olan gerçek ve tüzel kişiler için düzenlenen bu yükümlülükler, kişilerin veri işleme faaliyetlerini kategorik bazda VERBİS sistemine beyanlarını içerir. 

Verbis Mevzuatı Kaynağı Nedir?

VERBİS sistemi, 2016 tarihli 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na bağlı olarak oluşturulan 2018 tarihli Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik hükümlerini sağlamakla yükümlüdür. Bu yönetmelik VERBİS siteminin işleyişi, yönetilmesi, amaç ve araçlarını belirler. 

Buna ilaveten, 2018 tarihli Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ile de Verbis sisteminin bazı esaslarında düzenlemelere gidilmiştir. Bu yönetmelikle de kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesine yönelik usul ve esaslar düzenlenmiştir. 

Verbis Kayıt İçin Son Tarihler Nelerdi?

KVKK’da belirtilen süreler gereği;

• Yıllık çalışan sayısı 50’den çok ve yıllık mali bilanço toplamı 25 Milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişiler, 30.06.2020 tarihine kadar kayıt yaptırmalıdır. Kayıt yükümlülüğünün son tarihi ise 30.09.2020 tarihi olarak belirtilmiştir. 

• Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan ve ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişiler, 30.09.2020 tarihine kadar kayıt yaptırmalıdırlar. Kayıt yükümlülüğünün son tarihi ise 31.03.2021 tarihi olarak belirtilmiştir. 

• Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişiler için sorumluları 30.06.2020 tarihine kadar kayıt yaptırmalıdırlar. Kayıt yükümlülüğünün son tarihi ise 30.09.2020 tarihi olarak  belirtilmiştir. 

• Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları için  belirtilen kayıt süresi 31.12.2020 tarihine kadardır. Kayıt yükümlülüğünün son tarihi ise 31.03.2021 olarak belirtilmiştir. 

Verbis Kayıt Esnasında İstenen Yıllık Çalışan Sayısı Nasıl Hesaplanır?

Yıllık çalışan sayısı hesaplaması yapılırken öncelikle tamamlanmış bir yıl baz alınır. Tamamlanmış bir yılın 12 aydan en az 7’sinin her birinde (bu 7 ay ardışık olmak zorunda değildir) veri sorumlusu tarafından yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına verilen Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi’nde bildirilen çalışanlar dikkate alınır. 

Verbis Kayıt Esnasında İstenen Yıllık Mali Bilanço Toplamı Nasıl Hesaplanır?

Tamamlanmış bir yıl içerisinde veri sorumlusu tarafından yetkili kamu kurumuna yıllık olarak verilen gelir veya Kurumlar Vergisi Beyanname ekindeki mali tablolarda yer alan mali bilanço bilgisi dikkate alınır. Veri sorumlusunun beyanındaki bilançoda yer alan aktif ya da pasif bölümünde yer alan toplam rakam dikkate alınır. Bu hesaplamada ciro, net satış/brüt satış gibi hasılatı bilgisi dikkate alınmaz. 

Verbis Kayıt Zorunluluğu Hangi Çerçevede Düzenlenmiştir?

Kişilerin, kişisel verileri koruma hakkında nasıl bir yol izleyeceklerinin sisteme tanımlaması işlemi olan VERBİS, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 16.maddesi gereğince koruma altına alınmıştır. İlgili maddeye göre, gerçek ve tüzel kişiler veri işleme faaliyetine başlamadan önce VERBİS kayıt işlemini yaptırmak zorundadır. 

Verbis Kayıt İhlali İçin Yaptırımlar Nelerdir?

6698 sayısı KVKK gereğince belirtilen sürelerde VERBİS sistemine veri sorumluları tarafından kayıt yaptırılması zorunludur. Aksi halde uygulanacak olan yaptırımlar yine aynı kanunun 18’inci maddesinde açıkça belirtilmiştir. Belirtilen sürelerde kayıt zorunluluğunu yerine getirmeyen gerçek ve tüzel kişiler hakkında 20.000 TL’den 1.000.000 TL’ye kadar idari para cezası verilebileceği ilgili kanunda açıkça belirtilmiştir. Ayrıca, kişisel verileri yok etmeme suçu, Türk Ceza Kanunu’nun 138/2 maddesinde2 yıldan 4 yıla kadar hapis cezası ile düzenlenmiştir. 

6698 Sayılı KVKK ‘nın 3’üncü maddesine göre sorumluluğunu yerine getirmeyen kamu kurum ve kuruluş memurları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşu görevlileri hakkında disiğlin hükümlerine göre işlem yapılması ve kurula bildirilmesi gerektiği düzenlenmiştir.

İhlale ilişkineğer filli ve teknik bir aksaklıktan kaynaklanan bir durum varise imkansızlığın ortaya çıkması halinde en geç 7 gün içerisinde kurula başvurulması gerektiği açıkça belirtilmiştir.  

VERBİS Sistemi Zorunluluğu Hangi Meslek Grupları İçin İstisnadır?

6698 sayılı KVKK’nın gerçek ve tüzel kişileri kapsayan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi kayıt zorunluluğu için bazı istisnalar getirilmiştir. Bu istisnalar, 

• Noterler, 

• Siyasi Partiler, 

• Gümrük Müşavirleri, 

• Avukatlar, 

• Arabulucular, 

• Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler, 

• Dernek, vakıf ve sendikalar arasında üye ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler, 

• Herhangi bir veri kayıt sisteminin bir parçası olarak yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler ve 

• Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan veri sorumluları arasından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar VERBİS’e kayıt yükümlülüğünden muaf tutulmuştur. 

VERBİS Veri Sorumlusu Kimdir?

6698 KVKK’ya göre VERBİS Veri Sorumlusu; kişisel verilerin işlenme amacını ve yöntemini belirleyen gerçek veya tüzel kişilerdir. Tüzel kişilerin faaliyetleri için hukuki sorumluluk, kamu tüzel kişileri ve özel hukuk tüzel kişileri için de tüzel kişinin şahsında doğar. Yani, tüzel kişilerin bizzat kendileri veri sorumlusu olarak belirlenmiştir.

Bir veri sorumlusu için VERBİS sistemi üzerinde birden fazla kayıt yapılamamaktadır. 

Bir veri sorumlusunun VERBİS kaydı silinmişse, tekrar veri işlemeye başlaması için VERBİS sistemine yeniden kayıt olmakla yükümlüdür. Veri sorumlusunun eski bilgileri tekrar aktif hale getirilemediği için veri sorumlusu için tekrar kayıt yapılmalıdır. 

Verbis Kayıt Aşamaları Nelerdir?

VERBİS sistemine nasıl kayıt yapılacağı KVKK ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik ile düzenlenmiştir. 

Kayıt yapılabilmesi için öncelikle KVKK internet adresine girilmesi gerekir. (www.kvkk.gov.tr). Ekrana gelen sayfadaki VERBİS alanına gidilir ve sayfada ilgili alanlar doldurulur. 

• Yurtdışında yerleşik gerçek veya tüzel kişi veri sorumluları ‘veri sorumlusu’ ataması ile ilgili olan belge ıslak imzalı bir şekilde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na iletilmelidir. 

• Türkiye’de yaşayan veri sorumlusu temsilcisi ise Türkiye’de yerleşik bir tüzel kişi veya Türk Vatandaşı olan gerçek kişi olmalıdır. 

Bu sayfadaki ilgili alanlar PDF formatında doldurulur ve çıktısı alınarak ıslak imzalı bir şekilde KVKK Kurumu’nun posta adresine ya da varsa kayıtlı elektronik posta sistemi olan KEP adresi üzerinden PDF dosyası kurumun KEP adresine iletilir.

Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucu başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine ‘kullanıcı adı ve parola’ gönderilir. 

Atanan veri sorumlusu VERBİS ana sayfasında yer alan Veri Sorumlusu Yönetici Girişi butonunu kullanarak sayfaya giriş yapmalıdır.

Veri sorumlusu tarafından giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik, TC vatandaşı gerçek kişi irtibat sorumlusu olarak atanır. 

Veri sorumlusu temsilcisi, bünyesinde çalışan ya da dışardan bir kişiyi irtibat sorumlusu olarak atayabilir. 

Başvuru formu oluşturulurken ya da irtibat sorumlusu ataması yapılırken adres girişi ekranında bulunan link ile adrese bağlı olarak verilen adres numarası temin edilmelidir. 

Atanan irtibat sorumlusu tarafından VERBİS ana sayfada buluann ‘Sicile Kayıt’ butonu kullanılarak sisteme giriş yapılır ve istenen bilgiler girilerek kayıt işlemi sonlandırılır. 

Veri Sorumlusunun İrtibat Sorumlusunun Yaptığı İşlemleri Kontrol Etmesi Mümkün Müdür?

İrtibat sorumlusunun girdiği bilgiler, veri sorumlusu tarafından kontrol edilebilir. Veri sorumlusu, Veri Sorumlusu Yönetici Girişi butonu aracılığıyla dilediği zaman girilen bilgileri kontrol edebilir. 

Veri sorumlusu sisteme giriş yaptıktan sonra, Bildirim sekmesinde bulunan İşlem Geçmişi başlığından irtibat sorumlusunun girdiği tüm verileri tarih/saat/dakika bazında görüntüleyebilir. 

Başvuru Formunda Hatalı Girilen Bilgiler İçin Nasıl Düzeltme Yapılabilir?

PDF şeklinde hazırlanan başvuru elektronik posta ya da KEP adresine iletildikten sonra herhangi bir yanlış bilginin girildiği fark edilirse, veri sorumlusu kullanıcı adı ve parolası ile giriş yapar. Giriş yaptıktan sonra açılan sayfanın sol tarafında Veri Sorumlusu Bilgi Güncelleme kısmı tıklanır ve açılan sayfada bilgi düzeltmeleri yapılabilir.

Ancak, formda yer alan elektronik posta adresi bilgisinin güncellenmesi veri sorumlusu tarafından yapılamaz, bu güncelleme kurum tarafından yapılabilir. 

Başvuru Formu’nun Kuruma İletilmesi Sorumluluğu Kimdedir?

Başvuru formunun düzenlenmesi, ıslak imzalı olarak elektronik posta aracılığı ile ya da PDF formatında KEP sistemi üzerinden kuruma iletilmesi husundaki sorumluluk veri sorumlusuna aittir. 

VERBİS’e Kayıt Esnasında Hangi Bilgilerin Girilmesi Beklenir?

Gerçek ya da tüzel kişilerin VERBİS sistemine kayıt işlemi sırasında istenilen bilgiler;

• Veri sorumlusu veya temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri,

• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

• Veri konusu kişilerin kategorik olarak sınıflandırılması,

• Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,

• Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan önlemlerdir.

VERBİS’te Yer Alan Veri Kategorileri Nelerdir?

VERBİS sitemine kayıt yaptıran gerçek veya tüzel kişiler, kişisel verileri kullanma amaç ve yöntemlerini belirlerken, işlenecek olan verileri de kategorik bazda sisteme belirtmelidirler. Veri kategorileri ise sistemde şu şekilde belirtilmiştir: 

• Kimlik

• İletişim

• Lokasyon

• Özlük Bilgileri

• Hukuki İşlem

• Müşteri İşlem

• Fiziksel mekan

• İşlem Güvenirliği

• Risk Yönetimi

• Finans

• Mesleki Deneyim

• Pazarlama

• Irk ve Etnik Köken

• Siyasi Düşünce Bilgileri

• Felsefi İnançlar, Din, Mezhep ve diğer inançlar

• Dernek, Vakıf ve Sendika Üyeliği

• Sağlık Bilgileri

• Genetik ve Biyometrik Veri

• Cinsel Hayat şeklindedir.

Veri Sorumlularının İşlediği Her Bilgi VERBİS’e Kayıt Olmalı Mıdır?

Veri sorumluları tarafından kayıtta işlenen bilgiler, gerçek kişilere ait kişisel veriler değildir. VERBİS Kaydı ‘ında sadece işlenmekte olan bilgilerin üst başlıkları kayıt edilir. Örneğin, bir kamu kurumu, kurumu ziyarete gelen kurumu aydınlatmak amacıyla işlenen bilgilerden ‘kimlik bilgisi’ ya da ‘iletişim bilgisi’ işlediğine dair kategorik giriş yapacaktır. 

Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Sona Ermesi Durumunda Sicil Kaydı Sistemden Silinebilir Mi?

Sicil kamuya açık tutulacağı için, veri sorumlusunun veri işlemeye deva etmemesi halinde, veri sorumlusu ilgili kişileri yanıltmamak adına Sicilden Silme talebinde bulunabilir.

VERBİS üzerinden gönderilen sicilden silme talebi sonrası ayrıca kuruma resmi bir yazı yazılması ve bu yazının kurum tarafından onaylanması da gerekmektedir.

VERBİS Verilerinin Kamuya Açık Tutulması Ne Demektir?

VERBİS sisteminin işleyişine yönelik kanunda, kişisel verilerin gerçek kişiler tarafından kontrolünün sağlanması, verileri işlenen gerçek kişilere her zaman hesap verilebilir olması sebebiyle şeffaflık ilkesi ile birlikte kamuya açıklık ilkesi de benimsenmiştir. 

Bir kişi dilediği zaman, kendisi için şartlara uygun olmayan bir veri paylaşımı olduğunu düşündüğünde, sicil sorgulama bölümünden sorgulama yapabilir. Bu işlem için veri sorunlusunun ad ve ünvan bilgilerinin sisteme girilmesi gerekir. Eğer veri sorumlusu sisteme kayıtlı ise, söz konusu olan bilgilerin sisteme işlenip işlenmediği, hangi amaçla işlendiği ve ne kadar süre saklı tutulacağına dair bilgi edinilebilir. 

Böylelikle bir kontrol mekanizması sağlanmak istenmiş ve veri sorumlularının gelişigüzel veri işlemelerinin önüne geçilmek istenmiştir. 

VERBİS’te kamuya açık olan bilgiler kişisel veriler değildir. Bu bilgiler tek tek kişilere ait olan bilgiler değil kategorik bazda üst başlıklardır. 

Sadece Kağıt Ortamında Tutulan Kişisel Veriler İçin Sicile Kayıt Zorunluluğu Var Mıdır?

Sicile kayıt zorunluluğundan istisna tutulanlar arasında yer alan ‘ Herhangi bir veri kayıt sisteminin bir parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler’ 2018/32 sayılı kurul kararınca belirtilmiştir. 

Sicile Kayıtlı Bilgilerde Değişiklik Olması Halinde Bu Değişiklikler Ne Kadar Süre İçinde Bildirilmelidir?

Sicile kayıtlı olan bilgilerin değişmesi durumunda bu bilgilerin değişmesi sürecini takip eden 7 gün içerisinde VERBİS üzerinden değişikliklerin yapılması gerektiği, 2018 tarihli Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’te  13. Maddede düzenlenmiştir.. 

VERBİS Sicil Sorgulama Nasıl Yapılır?

Gerçek ve Tüzel kişiler 6698 KVKK’ya göre, VERBİS’e kayıt yaptırarak, amaç ve yöntemlerini, hangi sürelerde bilgileri muhafaza edeceklerini ve gerekli durumlarda hangi kurumlarla nasıl paylaşacaklarını, kişisel verilerle ilgili hangi önlemleri aldıklarına dair bilgileri bildirmek durumundadırlar. İlgili kişiler, bu bilgilere erişebilmek için sicil sorgulama işlemi yapabilirler. 

İlgili kişiler, KVKK resmi internet adresi üzerinden ‘Sicil Sorgulama’ butonunu kullanarak, veri sorumlulularının VERBİS’e girmiş oldukları bilgilerin kategorik bazda görüntülemesini sağlayabilirler. 

VERBİS ile İlgili Detaylı Bilgi Nereden Alınır?

VERBİS ile ilgili detaylı bilgi için www.kvkk.gov.tr adresini ziyaret ederek, VERBİS anasayfasındaki kılavuzu inceleyebilirsiniz.. Ayrıca, KVKK’nın Bilgi ve Danışma Merkezi olarak işlem yapmaya başlayan Alo 198 Veri Koruma Hattı Aracılığı ile de VERBİS hakkında teknik ve hukuki konularda Türkiye’nin her yerinden ulaşarak bilgi alınabilir. 

İlgili Mesajlar

GDPR

Görüşmeyi Başlat
Merhaba, hangi konu ile ilgili size yardımcı olabiliriz?
*VERBİS Kaydı Danışmanlığı
*KVKK Uyum Süreci Danışmanlığı
*BT Danışmanlığı
*GDPR Danışmanlığı
*Kurumunuza Özel Eğitim ve Danışmanlık